Rolle des Projektmanagers – Eine Frage der Perspektive

Selbstverständlich brachte der Branchenwechsel viele Veränderungen in meiner Arbeit mit sich. Die Projekte wurden größer und deutlich komplexer. Ich hatte zum Beispiel lange Probleme mit der Tatsache, dass der Projektmanager in einem so weiten, technischen Umfeld nicht alles bis ins Detail verstehen kann. Für mich war es anfangs ein Widerspruch Softwareentwickler zu steuern ohne im Detail zu verstehen was sie tun bzw. wie sie es tun. In der Medienproduktion hatte ich tiefere Einblicke in die einzelnen Tasks und konnte die Umsetzung auch fachlich recht genau einordnen. Um den Code eines Entwicklers zu prüfen oder ein Hostingsetup eigenständig zu beurteilen fehlen mir aber schlicht die entsprechenden Kenntnisse.  Allerdings habe ich mit der Zeit und durch das Feedback meiner Kollegen und Vorgesetzten gelernt, dass dies für eine effektive Steuerung des Teams gar nicht notwendig, ja manchmal sogar hinderlich ist. Als Projektmanager sollte man stets das große Ganze im Blick behalten, anstatt sich mit der Detailebene zu beschäftigen. Für die Details in der Umsetzung eines Tasks ist der umsetzende Entwickler verantwortlich. Er hat eine andere Blickrichtung auf sein ToDo als der Projektmanager, der quasi nur „von oben“ draufschaut und den Inhalt in den Kontext des Projekts einbetten muss. Generell ist man als Projektmanager oftmals der „Vermittler“ zwischen verschiedenen Perspektiven. Häufig fungiert man quasi als Übersetzer zwischen Kunden und internem Projektteam, weil sich die Betrachtungsweisen desselben Sachverhalts je nach Rolle massiv unterscheiden können. Alles auf einen Nenner zu bringen ist in solchen Fällen die Aufgabe des Projektmanagers. Dabei kann es durchaus hilfreich sein, dass man selbst z.B. den Code des Entwicklers überhaupt nicht kennt oder den technischen Unterbau nicht versteht, weil man dann eine Ebene finden muss, die als gemeinsamer Nenner für alle Beteiligten funktioniert.

Aufgaben eines Projektmanagers – alles dreht sich um Time, Scope und Budget

Der oben beschriebene kommunikative Brückenschlag, das Controlling der KPI, die Terminplanungen, Workshops und viele weitere Tätigkeiten eines Projektmanagers dienen am Ende alle dem gleichen Ziel: die drei Projektdimensionen Time, Scope und Budget abzustecken und im Gleichgewicht zu halten. Das klingt zunächst abstrakt, man könnte aber auch ganz einfach sagen der Projektmanager achtet auf: Wann, Was, Wie teuer? Letztendlich drehen sich alle Meetings, Statusberichte und Ticket-Koordinationen direkt oder indirekt darum, diese Dimensionen unter Kontrolle zu behalten. Hat man nicht mehr im Blick was genau umgesetzt werden soll, wann man mit welchem Feature fertig ist oder wie man budgetär dasteht, dann ist das Projekt in Schieflage und man muss entsprechend handeln. Das kann individuell ganz Unterschiedliches bedeuten. Oftmals müssen auch hier wieder mehrere Projektbeteiligte an einen Tisch gebracht und Perspektiven synchronisiert werden. Manchmal müssen Pläne geändert oder zum Kunden auch mal “nein” gesagt werden, damit der Projektdampfer wieder auf Kurs kommt.

Arbeitsweise in Projekten – maximale Transparenz

Um diesen Kurs bestmöglich treu zu bleiben ist ein wichtiges Grundprinzip bei NETFORMIC die Transparenz. Wir streben danach intern und für unsere Kunden eine bestmögliche Nachvollziehbarkeit herzustellen. Wenn jederzeit klar ist, wer woran arbeitet und die Ergebnisse sauber dokumentiert werden, hilft das nicht nur dem Projektmanager sondern auch jedem einzelnen Teammitglied. Das macht Vertretungen im Krankheitsfall oder Übergaben einfacher und hilft beim Blick über den eigenen Tellerrand. Wir arbeiten außerdem mit dem Kunden gemeinsam in unseren Projekttools Jira und Confluence. Der Kunde kann jedes Ticket selbst öffnen und sich den Status anschauen oder die Dokumentation eines Features nachlesen. Wir ziehen hier absichtlich keine künstliche Barriere ein. Diese Offenheit war für mich zunächst ebenfalls eine Umstellung, aber die Arbeit auf Augenhöhe macht Vieles leichter und hilft auch, frühzeitig zu erkennen, wenn etwas in die falsche Richtung läuft.

Kommunikation als Projektmanager – Verantwortung und was dazu gehört

Trotzdem gilt die alte Weisheit: Shit happens. Menschen machen Fehler oder werden unerwartet krank. In der Welt komplexer Softwareentwicklung kommt es außerdem einfach vor, dass mal etwas nicht wie geplant funktioniert. Entscheidend ist, wie man damit umgeht. Die Auswirkungen auf das Projekt bespricht der Projektmanager mit dem Kunden und/oder externen Partnern. Man ist generell die erste Anlaufstelle für jegliche Kommunikation aus externer Richtung und kanalisiert diese. So lässt sich kommunikativer Wildwuchs in einem Projekt mit einer Vielzahl an Akteuren vermeiden. Werden z.B. Entwickler permanent direkt telefonisch „von extern“ kontaktiert, dann sind sie abgelenkt und in der Abarbeitung ihrer Tasks deutlich ineffizienter. Die Folgen für die Dimension “Time” sind erwartbar. Regelmäßige Statuscalls mit dem Kunden dienen daher dem Austausch und der Strukturierung offener Fragen. Kommt man in einer Sache mit dem Ansprechpartner auf Kundenseite partout nicht weiter, dann muss man die Angelegenheit gegebenenfalls entsprechend eskalieren. Was erstmal spektakulär und unangenehm klingt, ist in meiner Erfahrung ein geplanter und zu Beginn eines jeden Projekts definierter Workflow, um Probleme proaktiv und in beiderseitigem Interesse aus der Welt zu schaffen und so dem Projekt zu dienen. Gleichzeitig gibt es dem Projektmanager die Sicherheit im Fall der Fälle nicht allein dazustehen. Man hat immer Rückendeckung.
Zusätzlich dazu ist man auch ein wenig der Coach des Projektteams und sollte die Motivation und Stimmung im grünen Bereich halten. Der beste Plan hilft nichts, wenn das Team nicht an einem Strang zieht bzw. jeder im stillen Kämmerlein herumschustert. Regelmäßige Teammeetings sind daher ein Muss – abseits davon empfiehlt es sich mit den Kollegen auch einfach mal zu plaudern und den Humor nicht zu kurz kommen zu lassen. Am besten funktioniert ein Team in dem sich jeder wohl und wertgeschätzt fühlt.

Der Projektmanager aus Sicht unserer Kunden – Kapitän an Bord

Vermittler, Coach, Projektdampfer – dieses Vokabular gibt einen entscheidenden Hinweis auf die Rolle des Projektmanagers aus Kundensicht. Er ist eine Schlüsselfigur und entscheidet mit über Erfolg oder Misserfolg strategisch oft wegweisender Projekte. NETFORMIC betreut Kunden völlig unterschiedlicher Reifegrade und das spiegelt sich auch in den Projekten wieder. Es kommt vor, dass man den gänzlich ersten Schritt in die Welt des E-Commerce gemeinsam geht oder langfristig Weichen in der digitalen Transformation eines Konzerns stellt. Ich habe mehrere Kunden erlebt, die in der Anbahnungsphase vor Abschluss eines Projektvertrags auf jeden Fall den zukünftigen Projektmanager persönlich kennenlernen wollten – obwohl er eigentlich erst nach Beauftragung eines Projekts operativ richtig einsteigt. Macht man sich die strategische Tragweite mancher Projekte aus Sicht unserer Kunden klar, dann ist gut nachvollziehbar, dass hier neben der fachlichen Kompetenz auch der berühmte “Nasenfaktor” passen muss.

Schließlich ist man für einige Monate in ständiger Kommunikation miteinander und der Kunde muss darauf vertrauen können, dass der Projektmanager ihn im besten Interesse des Projekts proaktiv berät. Dazu gehört übrigens auch, das “Nein” zum Kunden im entsprechenden Moment nicht zu scheuen, denn nicht immer weiß er selbst am besten, welcher Weg der richtige ist. Er beauftragt uns ja gerade wegen unserer Expertise. Wollte man die obenstehende Reihe blumiger Vokabeln fortführen, so könnte man also noch “Partner” oder “Navigator” ergänzen, denn gerade bei großen Projekten oder unerfahrenen Kunden stellt man genau das dar. Man hilft ihm, die richtigen Entscheidungen zu treffen und seinen Dampfer auf der weiten, manchmal unwägbaren See des E-Commerce sicher ans Ziel zu steuern. Vor dieser Verantwortung habe ich noch immer einen gesunden Respekt, andererseits ist es auch ein klarer Vertrauensbeweis, wenn man Projektmanager für ein großes Projekt wird.