Digitale Produkte und Services vereinfachen unser alltägliches Leben. Durch technische Entwicklungen transformieren wir uns in eine immer schnellere, dynamischere und agilere Gesellschaft. Um im Wettbewerb mithalten zu können, reagieren Unternehmen auf diese Marktbedürfnisse und digitalisieren Produkte, Services und Prozesse. Für diese Projekte heißt es, sich von klassischen Vorgehensmethoden, wie das Wasserfall-Modell, zu verabschieden. Das Mindset für digitale Projekte muss agil sein, um kontinuierlich und schnell an den Bedürfnissen weiterentwickeln zu können.

Bevor ein Unternehmen ein Digitalprojekt startet, muss ein geeignetes Setup aus einem Team und Tools für agile Methoden her. Das Team ist dabei erfolgsentscheidend, denn digitale Produkte und Plattformen stehen und fallen mit dem Team. Agiles Mindset erfordert ein eingespieltes Team, dass Erfahrung mit den angewendeten Methodiken hat und kompetent ist.

Das Team muss sich weitgehend selbst steuern und gemeinsam Verantwortung für ambitionierte Ziele übernehmen können, sowie sich täglich zu Status Meetings treffen (bzw. Video-Conferencing zusammen kommen) um fortlaufend Prozesse und Lösungen verbessern zu können. Die zeitgleiche Zusammenarbeit der Teammitglieder ist unserer Erfahrung nach essenziell für den Erfolg. Nur so ist der Fokus aller Beteiligter gegeben und der klassische Konflikt zwischen unterschiedlichen Projekten aufgelöst, ganz gleich ob jemand beim Dienstleister ein Teammitglied ist, oder auf der Kundenseite sitzt.

Jedes Unternehmen muss sich für das Setup die Frage stellen, ob man intern die geeigneten Ressourcen mit dem notwendigen agilen Mindset für Digitalprojekte hat. Die meisten Unternehmen verfügen nicht vollständig über spezialisiertes Digital Knowhow und greifen auf  erfahrene externe Ressourcen zurück, um Risiken und Kosten zu reduzieren, aber auch im Geschwindigkeit und Flexibilität zu gewinnen.

Wir bei NETFORMIC haben in den letzten 15 Jahren in den unterschiedlichsten „Setups“ für Kunden gearbeitet. Mal mehr und mal auch weniger erfolgreich. Für Unternehmen, die aktuell vor der Herausforderung stehen das vielversprechendste, aber auch realisierbarste Setup für ihr Digitalprodukt aufzustellen, haben wir folgende best practices abgeleitet:

1. Es gibt kein „intern“ und „extern“ mehr

Konkret heißt dies, dass egal ob Sie mit Freelancern ihr Team anreichern, einen Dienstleister mit dedizierten Teams mit ins Boot holen oder gar beides – kernbestandteil agilen Vorgehens ist eine offene und transparente Kommunikation. Wenn in einem Meeting die Denkweise „Kunde“ vs. „Dienstleister“ entsteht haben Sie kein agiles Setup.

2. Das Team besteht aus Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungsleveln

Ein typisches Szenario für Ihr Setup könnte wie folgt aussehen: Sie haben intern gegebenenfalls zwei Kollegen aus einer anderen Abteilung ins Team geholt, zudem noch zwei Freelancer und ein 7-köpfiges Team von einem größeren Dienstleister – diese Teammitglieder haben unterschiedliche Levels, vom Junior bis zum Senior, mit wenig und viel Digitalisierungserfahrung. Auch wenn Sie Ressourcen bei einem vermeintlich großen und erfahrenen Dienstleister ins Team holen, werden darunter juniorige Teammitglieder sein, wenn gleich deren Mindset definitiv agil ist (bzw. sein muss).

3. 50% der Teammitglieder machen das zum ersten Mal

In einem Digitalisierungsprojekt arbeiten selten bis nie mehr als 50% der Teammitglieder, die das gleiche schon mal gemacht haben. Dies bedeutet, dass die Hälfte aller Ressourcen das erste Mal mit so einem Thema konfrontiert sind und daher aufgeschlaut, gecoached und mitgenommen werden müssen. Diese Erwartungshaltung gilt für „interne“ genauso wie für „externe“ Ressourcen (auch wenn wir die Haltung ja nicht mehr haben).

4. Werkvertrags- und Budgetdebatten

Agiles Vorgehen, bzw. grundsätzlich Produkt- und Projektvorhaben, sind schwierig zu kalkulieren, denn bestenfalls weiß man Anfang ein grobes Ziel, genauer gesagt eine Art „Projektvision“. Die kann ganz simpel lauten „wir brauchen einen Onlineshop“. Welche Features er hat, woher die Produktdaten kommen und vieles mehr, wird sich während der Realisierung nach und nach herausstellen. Daraus muss man ableiten, dass eine große Herausforderungen für viele Projektträger (bzw. deren Einkaufsabteilungen) ist, dass es Werkverträge und Festpreise nicht funktionieren.