Wie stelle ich das ideale Team für mein Digitalprojekt zusammen?
Digitale Produkte und Services vereinfachen unser alltägliches Leben. Durch technische Entwicklungen transformieren wir uns in eine immer schnellere, dynamischere und agilere Gesellschaft. Um im Wettbewerb mithalten zu können, reagieren Unternehmen auf diese Marktbedürfnisse und digitalisieren Produkte, Services und Prozesse. Für diese Projekte heißt es, sich von klassischen Vorgehensmethoden, wie das Wasserfall-Modell, zu verabschieden. Das Mindset für digitale Projekte muss agil sein, um kontinuierlich und schnell an den Bedürfnissen weiterentwickeln zu können.
Bevor ein Unternehmen ein Digitalprojekt startet, muss ein geeignetes Setup aus einem Team und Tools für agile Methoden her. Das Team ist dabei erfolgsentscheidend, denn digitale Produkte und Plattformen stehen und fallen mit dem Team. Agiles Mindset erfordert ein eingespieltes Team, dass Erfahrung mit den angewendeten Methodiken hat und kompetent ist.

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Das Team muss sich weitgehend selbst steuern und gemeinsam Verantwortung für ambitionierte Ziele übernehmen können, sowie sich täglich zu Status Meetings treffen (bzw. Video-Conferencing zusammen kommen) um fortlaufend Prozesse und Lösungen verbessern zu können. Die zeitgleiche Zusammenarbeit der Teammitglieder ist unserer Erfahrung nach essenziell für den Erfolg. Nur so ist der Fokus aller Beteiligter gegeben und der klassische Konflikt zwischen unterschiedlichen Projekten aufgelöst, ganz gleich ob jemand beim Dienstleister ein Teammitglied ist, oder auf der Kundenseite sitzt.
Jedes Unternehmen muss sich für das Setup die Frage stellen, ob man intern die geeigneten Ressourcen mit dem notwendigen agilen Mindset für Digitalprojekte hat. Die meisten Unternehmen verfügen nicht vollständig über spezialisiertes Digital Knowhow und greifen auf erfahrene externe Ressourcen zurück, um Risiken und Kosten zu reduzieren, aber auch im Geschwindigkeit und Flexibilität zu gewinnen.

„Wir bei NETFORMIC haben in den letzten 15 Jahren in den unterschiedlichsten „Setups“ für Kunden gearbeitet. Mal mehr und mal auch weniger erfolgreich. Für Unternehmen, die aktuell vor der Herausforderung stehen das vielversprechendste, aber auch realisierbarste Setup für ihr Digitalprodukt aufzustellen, haben wir folgende best practices abgeleitet:„

Timo Weltner
CEO NETFORMIC GmbH & Autor
1. Es gibt kein „intern“ und „extern“ mehr
Konkret heißt dies, dass egal ob du mit Freelancern dein Team anreicherst, einen Dienstleister mit dedizierten Teams mit ins Boot holst oder gar beides – Kernbestandteil agilen Vorgehens ist eine offene und transparente Kommunikation. Wenn in einem Meeting die Denkweise „Kunde“ vs. „Dienstleister“ entsteht hast du kein agiles Setup.
2. Das Team besteht aus Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungsleveln
Ein typisches Szenario für dein Setup könnte wie folgt aussehen: Du hast intern gegebenenfalls zwei Kollegen aus einer anderen Abteilung ins Team geholt, zudem noch zwei Freelancer und ein 7-köpfiges Team von einem größeren Dienstleister – diese Teammitglieder haben unterschiedliche Levels, vom Junior bis zum Senior, mit wenig und viel Digitalisierungserfahrung. Auch wenn du Ressourcen bei einem vermeintlich großen und erfahrenen Dienstleister ins Team holst, werden darunter juniorige Teammitglieder sein, wenn gleich deren Mindset definitiv agil ist (bzw. sein muss).
3. 50% der Teammitglieder machen das zum ersten Mal
In einem Digitalisierungsprojekt arbeiten selten bis nie mehr als 50% der Teammitglieder, die das gleiche schon mal gemacht haben. Dies bedeutet, dass die Hälfte aller Ressourcen das erste Mal mit so einem Thema konfrontiert sind und daher aufgeschlaut, gecoached und mitgenommen werden müssen. Diese Erwartungshaltung gilt für „interne“ genauso wie für „externe“ Ressourcen (auch wenn wir die Haltung ja nicht mehr haben).
4. Werkvertrags- und Budgetdebatten
Agiles Vorgehen, bzw. grundsätzlich Produkt- und Projektvorhaben, sind schwierig zu kalkulieren, denn bestenfalls weiß man Anfang ein grobes Ziel, genauer gesagt eine Art „Projektvision“. Die kann ganz simpel lauten „wir brauchen einen Onlineshop“. Welche Features er hat, woher die Produktdaten kommen und vieles mehr, wird sich während der Realisierung nach und nach herausstellen. Daraus muss man ableiten, dass eine große Herausforderungen für viele Projektträger (bzw. deren Einkaufsabteilungen) ist, dass es Werkverträge und Festpreise nicht funktionieren.
Arten der Zusammenarbeit
Wir haben uns in den letzten Monaten viel mit der Frage beschäftigt, wie wir für unsere Kunden am meisten Erfolg erzielt haben. Darauf basierend sind diese 4 Leitsätze erst einmal entstanden. Parallel haben wir uns in der Organisation selbst neu aufgestellt und uns dabei drei verschiedene Arten der Zusammenarbeit definiert, welche wir zukünftig unseren Kunden anbieten können:
Shared Teams

Wir stellen insbesondere bei kleineren Vorhaben und auch etwas niedrigeren Projektbudgets ein Shared Team mit allen notwendigen Kompetenzen unserer Digitalexperten zur Verfügung. Konkret heißt dies, dass mehrere Teammitglieder für das Kundenvorhaben eingeplant sind, diese sich unser Kunde jedoch mit anderen Kunden teilt, die ähnliche Anforderungen haben. Dabei fungiert der Kunde als Entscheider und wir als Umsetzer. Diese Arbeitsweise kommt bei Projekten in Frage, bei denen der Auftraggeber konkret weiß was er benötigt und wir primär die Realisierung übernehmen.
Dedicated Teams

Angewendet im Kunden-Case Apotheken.de
Wenn du „Vollgas“ geben willst, empfehlen wir dedizierte Teams, die exklusiv über einen längeren Zeitraum (mindestens 6, eher 12 Monate) an einer Produktentwicklung oder einem Plattformaufbau mitwirken. Ein dediziertes Team besteht aus mindestens drei festen Teammitgliedern. Im Regelfall sind das von unserer Seite Software-Developer, sowie weitere sogenannte „Shared Resources“, die zeitweise am Projekt mit arbeiten, wie z.B. Technische Consultants, Product Owner oder Scrum Master. Bei dieser Teamkonstellation trifft der Kunde alle Entscheidungen und kann auf unsere Digitalexperten bei der Realisierung setzen.
Digitale Business Unit

Bei dieser Form der Zusammenarbeit bauen wir für dich ein exklusives Team auf, welches sich zu 100% mit deinem Vorhaben identifiziert. Vom Produktmanagement, bis zur Projektsteuerung, dem technischen Consulting und kaufmännischen Fragen soll in einer eigenen „Business Unit as a Service“ deine Projektvision vorangetrieben werden. Innerhalb dieser Zusammenarbeit treffen wir für unsere Kunden Entscheidungen und arbeiten autark oder mit den Kunden integriert. Letztendlich entscheiden die Kunden wie nah sie an der Digital Business Unit dran sind. Häufig werden auch Mitarbeiter des Kunden in diese Strukturen noch tiefer integriert, oder auch gemeinsame Büros bezogen in denen das Team tagtäglich zusammenarbeitet. In der Ausbaustufe kann eine solche Zusammenarbeit auch in der gemeinsamen Ausgründung einer eigenen „Digital GmbH“ für den Kunden münden.
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